Project sprint wk21 (4)

In week 31&32 hebben we sprint wk21 weer opgepakt. Sprint wk21 betrof het opleveren van diverse zaken in Mendix voor de klanten Nespresso en Dolce Gusto. Het betrof een aantal fixes en wat implementaties van nieuwe functionaliteiten.
Tijdens deze sprint zou ik toch mijn normale werkzaamheden moeten opleveren met als toevoeging dat ik het rapporteren van de weekly van de site-manager zou overnemen. Daarnaast was het midden in de vakantieperiode met als gevolg dat ik de nodige gaten op de afdeling moest dichten. Dit in tegenstelling tot vorige keer toen ik dedicated bij het project aangesloten was.

Ik had me voorgenomen om van te voren te zorgen voor een aantal zaken:

• Duidelijke en realistische planning in overleg met IT en zorgen dat deze opgevolgd werd
• Duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden
• Indien zaken niet volgens afspraak verliepen duidelijk benoemen en indien nodig escaleren naar iemands leidinggevende.
• Managementstijl aanpassen aan het type persoon
• Duidelijk verwachtingen en afspraken vaststellen met projectleden en hen ook deelgenoot maken van de belangen en mogelijke consequenties.

Wat betreft de planning is het me gelukt om heldere en duidelijke afspraken te maken. In deze planning is concreet per sprintonderdeel de te besteden tijd, de verantwoordelijke en de planning per dag afgesproken.
Toen de sprint begon viel me echter op dat IT zich niet aan de opgestelde planning en afspraken hield en er direct technisch inhoudelijke vragen aan me gesteld werden. Dit deed me direct denken aan hoe de sprint de vorige keer was gegaan. Op dat moment heb ik dit duidelijk besproken met de verantwoordelijke aan de IT kant en die heeft dit direct opgepakt.

Ik moest ook deze keer samenwerken met de persoon die vorige keer continu zijn afspraken niet nakwam. Ik had me voorgenomen om mijn managementstijl voor die persoon aan te passen. Ik merkte dat deze persoon chaotisch is en snel het overzicht van prioriteiten verliest. Deze keer had IT ook iemand anders bij het project gezet die hem hierin zou begeleiden. Verder heb ik heb hem een overzicht gegeven van zijn to-do punten met de prioriteit per punt erbij. Ook heb ik hem deelgenoot gemaakt van waarom die punten opgepakt moesten worden en wat de mogelijke consequenties waren als de punten niet opgepakt werden. Ik merkte echter al snel dat dit toch weer niet lekker liep en dat afspraken niet nagekomen werden. Ik heb deze persoon hiermee geconfronteerd en hem de consequenties voorgehouden. Voor mijn gevoel pakte deze persoon het niet goed op en ging hij me juist van ieder klein ding dat hij gedaan had telefonisch op de hoogte brengen. Ik heb dit ook bij zijn begeleider bij IT neergelegd en gesteld dat de communicatie en aansturing ook zijn verantwoordelijkheid is. Later tijdens de sprint bleek dat deze persoon zichzelf ook nog dubbel ingepland had en hij verschillende deadlines niet zou halen. Hierop heb ik besloten om hem de consequenties van het niet halen van zijn deadlines voor te leggen. Ook heb ik hem aangegeven dat het niet acceptabel was en dat ik het moest gaan escaleren naar zijn leidinggevende omdat ik er niet langer vertrouwen in had dat het nog goed zou komen. Ik vond dit een erg lastig gesprek om te moeten voeren. In het gesprek bleef hij eerst met excuses komen maar toen ik kort en bondig de voorbeelden en de consequenties benoemde hield dat op. Ik heb toen zijn leidinggevende gesproken en het probleem voorgelegd. Deze snapte het en zou een gesprek aangaan.
Ik merkte hierna dat de afspraken beter nagekomen werden en er ook meer prioriteit aan de werkzaamheden voor het project gegeven werden. De werkzaamheden zijn naar mijn tevredenheid opgepakt en we zijn met succes live gegaan.

Ik ben zelf erg tevreden over de planning en de afstemming van verantwoordelijkheden. Ik heb nu concreet een persoon om updates gevraagd, heldere afspraken gemaakt en ook op een duidelijke manier iemand aangesproken toen zaken niet volgens afspraak verliepen. Voor mijn gevoel werd het proces transparanter en had ik meer en tijdig inzicht in problemen en de voortgang.
Vooral tevreden ben ik over het feit dat ik zaken ook echt opgevolgd heb en consequenties verbonden heb aan het niet nakomen van afspraken. Dit heeft uiteindelijk ook het gewenste resultaat opgeleverd.
Wat me nog meer op viel was dat mijn tijdsbesteding vele malen minder was dan de vorige keer tijdens het project. Door het helder vaststellen van werkzaamheden en verantwoordelijkheden en ook door het niet de hele tijd fysiek aanwezig zijn bij de IT werkzaamheden heb ik me meer de rol van projectmanager kunnen aanmeten in plaats van de rol van micromanager te vervullen.

Wel heb ik 1 persoon moeten escaleren naar zijn manager. Pas hierna werd het project prioriteit op zijn agenda. In het vervolg wil ik voor de start van een project duidelijk hebben dat het bij alle stakeholders prioriteit heeft. Ik zal om die reden voor het project start ook moeten opvolgen of naast de werkzaamheden inhoudelijk, iedereen genoeg tijd en prioriteit heeft voor een project. Dit zal ik bij het bepalen van de planning ook mee moeten nemen.

Geschreven door Wouter-lenderss.reisblog