Problemen met transportplanning

Voor een bestemming van een klant in Düsseldorf plannen we over het algemeen een truck die op woensdag in Veghel laadt, daarna in Tiel laadt en die uiteindelijk deze dag ook lost in Düsseldorf. Diverse weken gingen deze leveringen al erg slecht. De vervoerder die door onze interne transportplanning ingehuurd werd kwam herhaaldelijk vijf uur te laat opdagen. De vervoerder en de transportplanning communiceerden dit niet door zodat ik, Tiel en de klant in Düsseldorf niet op de hoogte waren van de vertraging.

De eerste keer dat dit gebeurde frustreerde het me dat, nadat ik het om 9 uur ’s-ochtends aankaartte bij transportplanning en erna nog diverse mails had verstuurd en een aantal keer aan hun bureau ben geweest voor een update, ze verbaasd reageerden en aangaven geen idee te hebben waar ik het over had. Hierop reageerde ik voor mijn gevoel behoorlijk geïrriteerd. Binnen vijf minuten was toen opeens alles uitgezocht en gecommuniceerd. Ik beschouwde dit voorval als een incident maar de week erop kwam de vervoerder weer 5 uur te laat en werd ik pas om drie uur ‘s middags hiervan op de hoogte gebracht door het warehouse in Tiel. Ik besloot toen om het aan te geven bij de transportplanning met het verzoek of ze er naar wilden kijken zodat het de week erop niet nog een keer zou gebeuren. Toen de week erop zich weer hetzelfde voordeed en de communicatie weer niet goed verliep, besloot ik een andere actie te ondernemen. Ondanks dat ik er tegenop zag heb ik een overleg gepland met de transportplanning. Ik zag er ook nog eens extra tegenop omdat het een erg ‘rood’ persoon was en ik al een conflict voelde aankomen.

Ik had ondertussen ook een meeting met de begeleider en coach gehad voor mijn TDP. Daarin kwam ook ter sprake dat ik wel bezig was met de vraag welke ‘kleur’ een persoon was, maar me nog niet afvroeg hoe zij dingen van hun kant beleefden met inachtneming van hun ‘kleur’. Omdat deze persoon enorm rood was bedacht ik me dat het overleg al overkwam als een wedstrijd waarin één van ons zou winnen (en dat zou ik niet zijn volgens die persoon). Ik bedacht me daarom dat ik het overleg kort moest houden, duidelijk de winstpunten moest benoemen en samen met die persoon in een team moest zitten zodat we samen konden ‘winnen’. Waarschijnlijk was die persoon al bang voor een langdradige meeting waar ik eerst een kwartier een inleiding zou geven om vervolgens heel voorzichtig in een half uur terzake te komen om vervolgens haar de schuld te geven van het niet goed gaan van een aantal leveringen.

Ik ging de meeting in en opende met: “ik denk dat we het eens zijn dat het Düsseldorfproces voor ons allebei niet naar tevredenheid gaat. Daarom leek het me goed dat we samen een proces neerzetten waar we ons voordeel uit kunnen halen. Dit zijn mijn ideeën voor verbeterpunten, wat zijn de jouwe? Dan tikken we dit even af”.

Tot mijn verbazing waren we in 10 minuten klaar met goede en heldere afspraken en niet eens het kleinste spoortje van een conflict.

Zelf was ik erg tevreden over de uitkomst. Ik merkte dat ik deze keer sneller een overleg had gepland dan bijvoorbeeld bij de problemen met de werkoverdracht van WDFG. Het inleven in hoe een andere (kleur) persoon iets zag leverde zeker resultaat op.

In de toekomst wil ik nog eerder problemen benoemen en het me meer eigen maken om me in te leven in hoe anderen iets zien. Op basis hiervan wil ik anderen dan benaderen op een manier die zo goed mogelijk bij hen aansluit.

Geschreven door Wouter-lenderss.reisblog